一个组织只要开始运营必然会产生大量的书面文件、影像文件、扫描文件等等，每个文档的性质状态可能是已经正式发布，或者是正在草稿编写阶段，或已作废删除等等。根据组织的管理要求建立不同的管理权限，按照岗位需要对个体自定义文档操作权限，权限界限分明，保护文档数据的安全，避免信息泄露。同时支持历史版本的查看和恢复，防止文档崩溃或后期内容错误而造成损失。
易臣文档管理，可以实现对多种类型的文档全生命周期的控制和管理，满足组织的多样业务需求，为组织提供高安全性、高效率性的文件储存、共享协作平台。
文档是组织重要的核心资产。一个组织只要开始运营必然会产生大量的书面文件、影像文件、扫描文件等等，每个文档的性质状态可能是已经正式发布，或者是正在草稿编写阶段，或已作废删除等等。
如何有效管理这些文字文件、图像文件等文档的存储、分类和检索，则是评判一个文档管理系统是否优秀的标准。解决文档的存储、安全管理以及文件查询、在线预览并进行分享则是文档管理的关键。
传统的文档管理场景往往只是管理存档的文档资料，基本上都存在这些问题：
1、碎片化存储，文档散落在各个工作计算机和移动设备中，没有统一的归纳和存储，导致信息查找麻烦，无法快速找到所需文件；
2、权限模糊，工作人员对内部文件的权限不明确，容易导致核心文件被误改或者误删，因而组织利益受损；
3、管理不智能，工作中经常需要修改文档内容，导致一个文档经常有多个版本，团队很难区分哪个是修订后的最新版本，极其影响协作效率。
易臣文档管理特色
易臣文档管理，可以实现对多种类型的文档全生命周期的控制和管理，满足组织的多样业务需求如文件权限管理、文件版本管理、文件空间管理等等，为组织提供高安全性、高效率性的文件储存、共享协作平台，极大地提升组织内部协同办公效率。
一、统一储存
平台的文档存储可分为个人文件、部门文件和公司文件。例如部门可以创建专属的团队空间来存放团队内部文件，支持设置访问权限防止文件泄露，可以创建多个不同层级的文件夹把信息文档分门别类归置，方便内部信息共享。
文档上传支持多种文档格式存储，包括且不限于文字文档、图像文件、影像文件、压缩包等多种文档格式，支持对接OA其他业务系统进行文档的接入接出，并对文档信息进行自动更新，帮助组织将分散的文档信息资产进行统一分类存储和管理，方便共享与查找。
二、统一管理
提供全文搜索引擎，支持关键词搜索、组合条件搜索等多种检索方式，通过关键字、属性标签等进行文档的精准搜索，帮助快速查找所需文件。提供一键快捷收藏文档功能，随时把文档收录进私人收藏夹中，还能一键清理收藏夹中已过期文件，提高文件查找效率。
支持十多种权限控制，如文档的预览、编辑、新建、上传、下载、删除等。根据组织的管理要求建立不同的管理权限，按照岗位需要对个体自定义文档操作权限，权限界限分明，保护文档数据的安全，避免信息泄露。
文档数据信息自动同步，开启版本管理后，指定的格式文件上传后可以再次编辑更新内容，系统智能显示文档最新版本，避免团队协作时混淆文档版本信息，导致工作出错。同时支持历史版本的查看和恢复，防止文档崩溃或后期内容错误而造成损失。
在线一键分享文档，可自由设定分享范围为指定的部门、群组或个人，还可以设置访问有效期和发送提醒，保障文档被及时接收，有效提升团队内部数据分享效率，让协同办公效率更上一层楼。
价值效益
易臣文档管理为组织提供一个安全高效、共享协作平台，实现组织各种类型文档资料的规范存储和管理，帮助快速查找所需文件，支持严格区分不同人员的文档操作权限，让组织轻松控制和管理文档的全生命周期，推进组织协同办公效率的快速提升。
