确认符合用印手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印。对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份，立卷归档。确因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖章。必须盖章的会议纪要指的就是“文件”式会议纪要。“决议”是党委机关的规定文种，属于典型的会议文件，是经法定会议按照法定程序进行表决，通过后才能形成决议，是没办法盖章的。
《党政机关公文处理工作条例》要求:“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。”盖章是否规范合理，不仅考验秘书的职业技能，还会对整个单位工作造成重大影响，所以就要把握盖章的技巧和要求。
下面结合实际工作谈一下公文盖章应注意的几个问题：
一、盖章不规范的主要表现
（一）应当加盖机关印章的却不盖章体。理由是上边有过规定:“文件有红头时可以不盖章”。殊不知这种“可以不盖章”的规定原本针对的是党委机关的某些特定的文件。即使是党委机关的公文，也是有条件的，不能一概而论。
（二）不应该盖章的却又硬要盖章。比如，按照规定：“经法定会议表决通过的决议无须加盖机关印章”，但有人总觉得不盖章似有不妥，硬要去盖章，却又弄巧成拙。
（三）文头的发文机关标识与落款处的印章不一致。文头是“XX市财政局文件”，落款处盖的却是“XX市财政局XX科”的印章；或文头是“XX市财政局文件”，落款处盖的却是“中共XX市财政局委员会”的印章，或者是反过来，党委机关文头加盖行政机关印章。
二、印章使用的原则
机关、单位的印章有三大作用，一是标志作用，二是权威作用，三是证明作用，所以无论是颁发与启用，还是管理与使用都有严格的程序和要求，必须遵循以下四点原则。
（一）使用要认真审核。印章管理人员在用印前，要认真审核，明确了解用印的内容和目的。确认符合用印手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印。
（二）留存要立卷归档。对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份，立卷归档。比如，合同、协议、领导人签批的信件草稿、印发的文件原件及文稿等。
（三）不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖章。但凭证要逐页编号，装订成册，由领用部门办理领用手续，按规定填发。
（四）复印的证明文件要盖骑缝章。例如，从外单位取得多页文件的复印件或原件，但是要想证明这些复印件的文件是从该单位取得而并非伪造的，就需要盖骑缝章，即将该摞文件的翻页处一页页摊开盖上印章，使每一页都有此印章的一部分，合起来能够看出是完整的印章，这样无论从该摞文件中抽走其中的任何一张均能发现，能起到防伪的作用。例如：
三、六种是否盖章的特殊情况
（一）“会议纪要”是否加盖印章要看实际情况。会议纪要划分的方式是很多种，由于会议纪要的种类不同，格式的要求不同，盖章的要求亦不同。从是否盖章的角度说，会议纪要可分为无须盖章的会议纪要和必须盖章的会议纪要两种。
1、必须盖章的会议纪要。必须盖章的会议纪要指的就是“文件”式会议纪要。这种会议纪要的发文机关标识(文头)带有“文件”字样，这种会议纪要就是必须要盖章的，其标识格式与正规公文一样。
2、无须盖章的会议纪要。无须盖章的会议纪要，文头一般是“XXXXX会议纪要”，不带“文件”二字，因为这种会议纪要的格式编排与通行的简报极为相似，又被称叫做简报式会议纪要。这种会议纪要，正文之前没有主送机关，成文日期也不在正文之后，事实上也无法盖章。
（二）命令(令)、议案不加盖机关印章。命令(令)、议案的一个共同特点是须由领导人签署或加盖领导人签名章，但不加盖机关印章。“命令(令)”由机关负责人签署，落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的效用，并将签署的公文向外发出，无须加盖机关印章。同样，各级国家行政机关向同级国家权力机关提出的“议案”，由机关领导人亲笔签署(或加盖领导人的签名章)，也不应加盖行政机关印章。
（三）法定会议通过的决议类公文不加盖印章。“决议”是党委机关的规定文种，属于典型的会议文件，是经法定会议按照法定程序进行表决，通过后才能形成决议，是没办法盖章的。党代会、人代会、工代会、团代会、股东代表大会等，所通过的决议，都无法盖章，因此就不盖章。正是因为无法盖章，所以一般把成文日期由正文之后改为标题之下加括号。
（四）“决定”是否盖章有两种情况。如是法定会议表决通过的“决定”也是无法盖章的;如果是从其他渠道形成的“决定”（比如由各级领导机关直接制作并予以公布），当然就应该盖章了。
（五）联合上报的公文，协办机关可以不盖章。在公文处理中，联合发文是比较常见的。在联合发文的组织过程中，主办机关和协办机关的作用是不一样的，盖章的要求也不一样。如是联合下发公文，发文机关都应当加盖印章;联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可，协办机关无须加盖印章。
（六）地市州盟以上党的机关下发公文可以不盖章。
四、正确的加盖公章方法
（一）单一机关行文时
1、要在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名;
2、印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置;
3、印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
例如：
（二）联合机关行文时
各发文机关署名要按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，(当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间)每排印章两端不超出版心，首排印章应当上距正文(或附件说明)一行之内，机关顺序整齐排列在日期、印章之间排列整齐，互不相交或相切，成文日期居右空4字。
1、印章要一一对应、端正、居中下压发文机关署名;
2、最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期;
3、印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
例如：
（三）两点特别提示
无论是单一机关行文还是联合机关行文，都要注意以下两点：
1、加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色;
2、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
